Wanneer goedkoper niet goedkoper is: de verborgen TCO van overstappen van ESP

Wanneer goedkoper niet goedkoper is: de verborgen TCO van overstappen van ESP

Veel merken zoeken een nieuwe ESP met een spreadsheet en één kolom in gedachten: de maandelijkse licentiekosten.

Dat is een fout die hen regelmatig zes cijfers kost.

De prijs op de factuur vertelt zelden het hele verhaal. Wat echt telt is de total cost of ownership (TCO): de volledige kosten voor licenties, integraties, middleware, developer-uren, bureau-ondersteuning, overage-fees, warm-up kosten en — het duurst van allemaal — de omzet die je misloopt tijdens een slecht uitgevoerde migratie.

De schijnbesparing van contractprijzen

Loop Earplugs leerde dit op de harde manier. Ze stapten over van Klaviyo naar Emarsys vanwege een contract dat er goedkoper uitzag.

Ryely Newman, hun CRM lead, legde uit:
“In eerste instantie zou overstappen naar Klaviyo de maandelijkse kosten iets verhogen. Maar toen ik dat over 12 maanden berekende… andere tools om gaten te dichten, extra development voor elke fix, overage-fees terwijl we groeiden… stonden we financieel veel sterker door gewoon de kosten te slikken en voor Klaviyo te kiezen.”

Wat op papier goedkoper leek, bleek in de praktijk veel duurder zodra al het extra werk en aanvullende tooling werd meegerekend.

De onzichtbare kostenposten

Merken budgetteren deze kosten zelden vooraf:

• Middleware om integratiegaten te overbruggen. Elke extra koppeling betekent een nieuw abonnement en een extra faalpunt.
• Developer- of bureau-uren. Hoe “enterprise-waardiger” een tool is, hoe meer je betaalt om dingen te bouwen die marketingvriendelijke platforms vaak standaard bieden.
• Parallelle platformkosten. De meeste teams houden hun oude ESP actief terwijl ze de nieuwe opwarmen, waardoor de kosten weken of maanden dubbel lopen.
• Deliverability-herstel. Bij een te snelle migratie daalt je sender reputation. De echte kosten zitten in gemiste omzet, niet alleen in minder verzonden mails.
• Opportunity cost. Vertragingen in het bouwen of live zetten van cruciale flows kunnen seizoensomzet kosten.

Budgetteer voor de hele stack, niet alleen voor het contract

De beste manier om verrassingen te voorkomen, is budgetteren voor een volledig jaar operationele kosten — niet alleen voor de contractprijs.

Neem elke tool mee die blijft bestaan, elke tool die je kunt uitfaseren, de uren die nodig zijn om alles te koppelen en de verwachte omzetdip tijdens de warm-up.

Ryely’s conclusie is helder:
“De kosten liepen op tot meerdere honderdduizenden euro’s… maar de terugverdientijd was aanzienlijk zodra we weer op een platform zaten dat écht voor ons werkte.”

De vuistregel

Als een nieuw platform op de factuur aanzienlijk goedkoper lijkt, ga er dan vanuit dat je iets over het hoofd ziet.

Maak een lijst van integraties, bereken de benodigde uren en voeg een buffer toe voor het onverwachte.

De juiste ESP verdient zichzelf vaak terug door middleware te schrappen en minder afhankelijk te zijn van developers — maar die besparing zie je zelden terug in de contractprijs.

Wil je jouw echte total cost of ownership zien?

Bij Polaris helpt onze gratis audit je om je totale eigendomskosten in kaart te brengen en te ontdekken waar middleware, implementatie-uren of contractvoorwaarden je marge opslokken.

Plan vandaag nog je gratis ESP-kostenanalyse