Hoe kies je een CRM platform die bij je team past (en niet alleen je budget)

Te veel merken kiezen een nieuw CRM zoals ze een printer kopen

Ze kijken naar de prijs, de specificaties (shiny objects) en het logo.
Het resultaat is vaak een krachtig platform waar niemand in het team mee kan werken. Of erger nog, een tool waarvoor je elke keer een developer nodig hebt zodra marketing een onderwerpregel wil aanpassen.

De juiste keuze draait niet om de meest geavanceerde features. Het gaat erom hoe goed het platform past bij de realiteit van je team. Hun vaardigheden, de technologie die je al hebt en de workflows die je kunt ondersteunen. Een platform die je team in staat stelt snel in te haken op veranderende omstandigheden en minder afhankelijk te maken van anderen.

Begin bij de échte capaciteit van je team

Sommige platforms gaan ervan uit dat je altijd engineers paraat hebt. Andere zijn gebouwd voor marketeers die vandaag een campagne willen lanceren, niet na een volledige sprint waar ze maar moeten hopen dat er tijd beschikbaar is.

Ryely Newman, Digital Commerce Manager bij Loop Earplugs, heeft dit ervaren:

“Braze is superkrachtig. Maar je hebt developmentcapaciteit nodig om er alles uit te halen. Je team en resources goed kennen is heel belangrijk bij de keuze.”

Ook Daniela van Polaroid deelde haar frustratie:

“We wilden echt een gebruiksvriendelijker platform. Het bouwen van een reactivatiecampagne in ons oude platform duurde vier maanden. Als marketeer loop je dan vast.”

Hun conclusie: koop de tool die je huidige team daadwerkelijk kan gebruiken. Ga er niet vanuit dat er na het tekenen van het contract ineens extra mensen en/of skills beschikbaar zijn.

Integratie gaat boven toeters en bellen

Een CRM is maar zo sterk als de integraties met de rest van je stack.
Het is makkelijk om te vallen voor het "shiny object syndrome", wanneer sales de meest geavanceerde features in de spotlight zet. Ze klinken revolutionair, maar belanden zelden in je dagelijkse werkzaamheden. Vaak vragen ze diepe technische setups of doorlopend onderhoud dat kleinere teams niet aan kunnen, waardoor “must-haves” dure toevoegingen zijn die nooit gebruikt worden.

Elke workaround die je bouwt om twee tools te laten praten, is een mogelijke SPOF (Single point of failure) die er voor kan zorgen dat data achterloopt, breekt of verkeerd wordt geïnterpreteerd.

“We hebben naar onze hele tech-stack gekeken. Alle Shopify-apps die we gebruiken hebben integraties met Klaviyo. Er misten er een paar voor Braze en vrijwel allemaal voor Emarsys.”
Ryely Newman, Digital Commerce Manager bij Loop Earplugs

Die ene afweging, of je belangrijkste applicaties native integreren, bepaalt vaak de échte total cost of ownership en de snelheid waarmee marketing kan werken. Integraties moet je in deze besluitvorming niet overslaan!

Begrijp hoe pricing je gedrag stuurt

Licentiemodellen bepalen hoe je een platform gebruikt. Klaviyo rekent op actieve profielen. Braze rekent op datapunten.

Houdt jouw team ervan om elk mini-event te tracken, dan kan een datapunt-model snel een dure grap worden.
Bewaar je veel inactieve profielen voor analyse maar neem je ze niet actief mee in de marketing, dan is een profiel-model vaak voordeliger.

“Het model van Braze vraagt om discipline. Je kunt niet zomaar zeggen ‘stuur alles’. Elk nieuw event kost geld.”
Ryely Newman, Digital Commerce Manager bij Loop Earplugs

Kies het model dat het gedrag aanmoedigt dat je wilt, die je in staat stelt om te groeien, niet een model dat je daarvoor straft.

De échte selectie-checklist

Beantwoord deze vragen voordat je überhaupt een demo aanvraagt:

• Kan een marketeer een standaard lifecycle-flow bouwen zonder developer?
• Integreren je tien belangrijkste apps out-of-the-box?
• Welke tools kun je uitfaseren als je overstapt?
• Past het prijsmodel bij de manier waarop je data verzamelt en gebruikt?
• Wie beheert deliverability tijdens de migratie?

Koop op fit, niet op ambitie

Het juiste CRM platform is het platform dat je team vanaf dag één met vertrouwen kan gebruiken.
Koop voor de organisatie die je nu hebt, niet voor de organisatie die je ooit wilt zijn. Dit voorkomt frustraties en onnodige kosten.

Een goed passend platform maakt je sneller. Een mismatch vreet tijd, budget en goodwill, hoe mooi de salesdeck er ook uitziet. Vermijd een keuze op basis van de flitsendste features in een demo. De meeste teams halen meer waarde uit eenvoud en snelheid dan uit een lading “nice-to-haves” die uiteindelijk stof vergaren.

Denk je aan een CRM-migratie maar weet je niet waar te beginnen

Bij Polaris Growth bieden we een gratis audit en migratiescan om kansen te vinden. We hebben ook een diverse hulpmiddelen om je op weg te helpen.

Download hier je gratis ESP/CRM selectie checklist

‍