Hoe je factuurgegevens van klanten ontvangen kunt automatiseren

In dit artikel laat ik je zien hoe klanten direct hun factuurgegevens in het Polaris Growth gratis CRM systeem kunnen zetten. Dat scheelt zowel de klant en ons tijd en het voorkomt fouten. Om dit te bouwen, hebben we een export van je boekhoudprogramma nodig en het gratis online programma Airtable. Je kunt de template ook meteen hier downloaden.

Ik maak ook een koppeling naar mijn boekhoudprogramma Twinfield, zodat ik de gegevens ook meteen daarin heb. Het zorgt ervoor dat ik minder tijd kwijt ben met administratieve dingen én dat ik facturen zonder fouten kan versturen. Ik hoef geen data over te typen én ik word sneller betaald. Bijkomende voordeel van administratieve zaken snel verwerken, is dat meer tijd hebben om aan de bedrijven van onze klanten te werken.

Ik begin met een export van mijn boekhoudprogramma, zodat ik de data meteen ‘goed’ heb staan en dus alle gegevens meteen goed in het boekhoudprogramma komen te staan. Dat scheelt me later veel tijd.

Dit zijn de stappen die we straks willen doorlopen:

  1. Klant vult de factuurgegevens in

  2. Gegevens komen in Airtable CRM

  3. Gegevens worden naar boekhoudprogramma gestuurd

Om dat te bereiken, moet ik eerst de systemen koppelen aan elkaar.

Systemen koppelen aan elkaar

Links zie je de volgorde van de kolommen uit mijn boekhoudprogramma. Rechts zie je dat ik deze kolommen kopieer naar mijn CRM systeem.

Twinfield export
Airtable Twinfield import

Nu heb ik dezelfde volgorde, zodat ik de data uit Airtable kan exporteren en meteen goed kan importeren in mijn boekhoudprogramma. Maar nu moeten klanten wel nog de gegevens invullen. Dat doe ik als volgt.

Factuurgegevens formulier maken

Stap 1: zorg dat je CRM systeem. Als je dat niet hebt, lees hier hoe je zelf een gratis CRM kunt maken.

 
Airtable CRM form maken
 

Stap 2: Maak een nieuwe Form View aan.

 
Airtable formulier maken
 

Stap 3: verberg de velden die een klant niet invult, zoals Lead Status

 
Airtable formulier maken 2
 

Stap 4: Sleep de zichtbare velden in een logische volgorde voor je klant

 
Airtable formulier maken 3
 

Stap 5: maak de belangrijke velden verplicht (‘required’)

 
Airtable formulier maken 4
 

Stap 6: personaliseer het formulier met afbeeldingen en tekst

 
Airtable personaliseer je formulier
 

Stap 7: maak een deelbare link naar dit formulier

 
Airtable link delen
 

Stap 8: Test het formulier door dit zelf een keer in te vullen

 
Screenshot 2019-04-25 13.00.10(2).png
 

Samenvatting

Om sneller en accurater te werken met onze klanten, sturen we dit formulier. De klant vult de gegevens in en deze komen meteen ‘goed’ in ons CRM en boekhoudprogramma terecht.

Ik hoop dat dit artikel je inspireert om zelf ook automation toe te passen, zodat je sneller kunt werken en minder tijd besteedt aan administratieve taken. Laat je me weten wat je van dit artikel vindt?

Name *
Name