Interview met Bas Lustenhouwer - CFO van B2B diamanten platform Nivoda

Wie ben je en wat doe je?

Mijn naam is Bas Lustenhouwer en ik ben de CFO van Nivoda, een B2B marktplaats voor diamanten. We brengen aanbieders - de slijpers - direct in contact met de kopers, zoals juweliers.

Als CFO ben ik verantwoordelijk voor alle financiële zaken, maar omdat we een klein team hebben (9 FTE) en een leiderschapsteam van 3 man, betekent dat je ook veel operationele dingen doet.

Na mijn studie Financial Economics in Rotterdam ben ik begonnen in investment banking. 

Na 7 jaar in banking, ben ik gaan reizen. Dat was een long-time dream. De openheid van de mensen, de taal en de cultuur in Zuid-Amerika vind ik geweldig..

Tussentijds heb ik als freelance corporate finance adviseur gewerkt in Nederland. Zo ben ik ook bij Nivoda terecht gekomen. Ik adviseerde start-ups, maar heb ook 4 maanden gewerkt voor 2 private equity investeerders.

Hoe deel je je tijd in?

Ik werk enorm onregelmatig. Doordeweeks werk ik soms 12 uur per dag, maar soms ook 4 - maar dat betekent ook dat ik ieder weekend ook wel een paar uurtjes werk - en soms het hele weekend. Ik kan mijn tijd volledig zelf indelen. Ik probeer wel structuur aan te brengen door van maandag tot vrijdag zo veel mogelijk van 9 tot 18u te werken. Daarnaast heb ik behoorlijk wat vaste items in mijn agenda staan, zo hebben we elke maandag 1,5 uur management meeting voor de strategie en hebben we drie keer per week een update meeting met het team. Ik plan terugkerende blokken in mijn agenda, zoals boekhouding, factureren, management rapportage etc. zodat ik zeker weet dat ik hier ook aan toe kom.

Onze maandagochtend meeting is de Level 10 meeting. Dat is onderdeel van het EOS framework Entrepreneurial Operating System van een Amerikaanse ondernemer. 

De Level 10 meeting is een meeting van het leiderschap / management. De meeting begint altijd op tijd en eindigt op tijd. Er is een vaste agenda.

Van daaruit maak je een VTO (vision, traction, organiser) dat is om de rest van het bedrijf op één lijn te hebben en focus aan te brengen.

Stel je doelen? Zo ja, hoe?

Persoonlijke doelen zouden in mijn ogen in lijn moeten zijn met je zakelijke doelen. Als je als doel stelt om 1x per week je oma te zien, dan moet je daar ook de tijd voor maken.

Die zakelijke doelen zijn die VTO - de belangrijkste doelen zijn onze Rocks. Dat zijn kwartaal doelen. 

Op jaarbasis kijken we naar het budget en de financiële voorspelling van dat jaar. Die Rocks worden uitgesplitst naar persoonlijke doelen van het leiderschapsteam. Wat iedereen persoonlijk moet bereiken om het bedrijfsdoel te behalen.

Als persoonlijke doelen wil ik bijvoorbeeld mijn Spaans verbeteren naar het volgende niveau. Ik ben aan het zwemmen en daar wil ik beter in worden. Ik heb 2x een halve Iron Man gedaan, en zou ook heel graag nog een keer een hele Iron Man doen.

Wat betekent groei voor jou?

Groei is ervaring. Zowel persoonlijk als zakelijk. Door te leren en ervaring op te doen kun je als persoon en als bedrijf groeien en sterker worden. 

Als voorbeeld: toen ik net bij het team kwam - als derde in het bedrijf - hadden we vaak eindeloze discussies zonder structuur. Je merkt dat we als team stappen aan het maken zijn over hoe we beslissingen nemen. Hoe we efficiënt en respectvol met elkaars tijd omgaan. We hebben geleerd met elkaar om te gaan en beter te luisteren. Daarnaast hebben we structuur aangebracht en dat heeft erg geholpen.
Verder is groei natuurlijk ook arde cijfers,  KPIs waarvan omzetgroei en winst natuurlijk de meest voordehand liggende. Maar groei is niet alleen aantal klanten of omzet. Je kunt ook groeien door betere beslissingen te maken en te groeien als team. Dat zorgt dat je bedrijf beter wordt en en uiteindelijk zie je dat terug in de cijfers.

Wat zijn de uitdagingen die je hebt met groei?

Als ik kijk naar Nivoda en mijn overstap van investment banking naar start-up wereld: veel externe factoren die je niet zelf in de hand hebt, beperken je hoe snel je kunt groeien. We hebben veel tegengas gekregen in India toen we daar een bedrijf en rekening wilden openen. Of dingen die bij FedEx niet goed aan en je daar veel papierwerk van krijgt om dat recht te trekken.

Ook mensen die niet aligned zijn is een rem op groei. One Team, One Dream. Je moet de neuzen dezelfde kant op hebben. Je kunt wel een meningsverschil hebben, maar in je visie en je droom moet je wel op een lijn zitten. Zowel intern als naar buiten toe. 

Het onderschatten van issues en realistische doelen stellen is een grote rem op groei.. De eerste twee keer dat we de kwartaal doelen (Rocks) opstelden, haalden we de helft niet na 3 maanden. Dat komt omdat je enorm onderschat hoe moeilijk bepaalde dingen zijn en hoeveel tijd en bloed zweet en tranensommige dingen nodig hebben. Je denkt sneller te kunnen gaan dan in de praktijk haalbaar is. Ik merk dat als je 8 doelen stelt, je er misschien 3 of 4 haalt. Maar als je 5 doelen stelt en focus hebt, dan haal je ze alle 5. De zelfoverschatting of de onderschatting hoe moeilijk iets is, belemmert je in je groei.

Wat voor advies zou jij startende ondernemers geven?

Communicatie is key. Open en eerlijk naar elkaar zijn. En zorgen dat je op een lijn zit. Eén team die dezelfde kant op willen. Als iemand naar links trekt, en de ander naar rechts, blijf je stilstaan in het midden.

Maak afspraken over communicatie.Wanneer gebruik je slack? Wanneer gebruik je email? Binnen hoeveel tijd verwacht je dat iemand op een e-mail reageert? We hebben daar regels over afgestemd: mail is 24 uur reageren. Op Slack is paar uur. Op Whatsapp is binnen een half uur.

Als iets echt nodig is, dan kun je iemand whatsappen, maar dat alleen in een noodgeval,, want whatsapp is meer privé communicatie. Als iemand niet reageert en je stuurt dan een whatsapp dan weet je dat het belangrijk is. Je geeft zo prioriteit aan.

Communicatie is zo subtiel en nog steeds vaak onderschat. Stel je stuurt je een email ‘heb jij die klant nog gebeld over die klacht?’ Als jij dan niet reageert, dan staat het nog steeds op de to-do lijst en daarmee in de “headspace” van je collega. Terwijl jij misschien allang denkt, ik ben ermee bezig, ik reageer wel als ik de klant gesproken heb over een paar dagen.

Concrete afspraken maken: super belangrijk is de to-do lijst. De to-do lijst heeft een beschrijving, deadline en verantwoordelijke. Er kan maar 1 iemand verantwoordelijk zijn - als meerdere mensen dat zijn dan is niemand verantwoordelijk.

Zorg dat je to-dos opschrijft. Als je dat niet doet, dan vergeet je het. Zorg dat je echt met een goede to-do lijst werkt, dan kan je je afspraken nakomen. Dat is een positieve feedback loop binnen het bedrijf

Wat zijn jouw 5 meest gebruikte tools?

  • Als CFO Xero voor accounting

  • Excel - gebruikte ik heel veel in mijn werk als investment banker. Ik ben best wel een Beta type dus ik probeer alles in getallen uit te drukken. Een beslissing maak ik meestal op basis van een spreadsheet.

  • Monday.com voor taken

  • Slack voor communicatie

  • Investory tool om rapportage naar investeerders te maken en updates te sturen

  • GeckoBoard voor dashboards

Wil je hier nog iets aan toevoegen?

Durf rigoureuze beslissingen te maken. Ik ben gestopt met investment banking om mijn droom van reizen na te jagen. Maar ook binnen het bedrijfsleven. Je bereikt nooit grote dingen zonder risico te nemen. Alle succesvolle ondernemers zijn succesvol omdat ze risico hebben genomen.