Hoe je data automatisch kunt kopiëren naar Airtable met Zapier

In dit artikel leg ik je uit hoe je data via Zapier van de ene base naar de andere base kunt krijgen. Als voorbeeld heb ik je laten zien hoe ik mijn gratis CRM systeem heb gemaakt. Daarna heb ik uitgelegd hoe klanten direct factuurgegevens in ons CRM kunnen zetten.

In dit artikel laat ik je zien hoe je data van een oude naar een nieuwe base krijgt. In dit voorbeeld heb ik mijn ‘oude’ CRM systeem en ons vernieuwde CRM systeem. Ik heb nu een betere opzet, maar nog geen data. Je hebt hiervoor Airtable en Zapier accounts nodig.

Ik ga in mijn voorbeeld uit van 2 bases in Airtable: in mijn ‘oude’ systeem staan 2.000 contacten inclusief telefoonnummer en emailadressen. In mijn nieuwe systeem staan 145 alleen de namen van contacten (die ook in het oude systeem staan), maar het emailadres en telefoonnummer missen in mijn nieuwe systeem.

In dit artikel laat ik je zien hoe ik automatisch de gegevens van die 145 mensen erbij kan zoeken én kan kopiëren naar de nieuwe base. Zo is mijn ‘nieuwe’ systeem dus opgeschoond met slechts 145 mensen van de 2.000 in mijn oude systeem.

(In de printscreen staat een filter aan, omdat ik de namen van mijn contacten uit privacy redenen niet in de afbeeldingen zet.)

Stap 1: zorg dat je de namen van de 145 mensen in de primary field kolom hebt staan.

 
Airtable views gebruiken
 

Stap 2: maak een nieuwe grid view aan die je ‘Data verschuiven’ noemt.

 
Airtable maak een grid view aan
 

Stap 3: zorg dat je in de nieuwe view zit (dat zie je links bovenaan)

 
Airtable nieuwe view maken
 

Stap 4: maak een nieuwe ‘single select’ veld aan die je Zap noemt.

 
Airtable nieuw veld
 

Stap 5: zet voor 1 persoon (als test) het veld Zap op ‘Ja’)

 
Airtable view 2
 

Stap 6: Voeg in de ‘data’ verschuiven’ view een filter toe ‘Zap’ is ‘Ja’

 
Airtable filter instellen
 

Als het goed is heb je nu 1 contactpersoon van de 145 in de view Data verschuiven staan. Dat komt omdat er een filter aan staat. Dat filter gebruiken we hierna in Zapier als de trigger om de data op te zoeken. Zorg dat je dit goed hebt staan, anders werkt de volgende stap niet.

Log in op je Zapier account en maak hier een nieuwe Zap aan. Zorg dat je Airtable gekoppeld hebt bij je accounts.

We gaan een Zap bouwen die zoekt op de Naam van de persoon en daar het telefoonnummer en emailadres bij gaat zoeken. We connecten dus de ‘oude’ en de ‘nieuwe’ basis.

Stap 1: Maak een trigger aan in Zapier voor Airtable. Ik kies hier mijn nieuwe base en de view ‘Data verschuiven’ die ik heb gemaakt.

 
Airtable Zapier zap
 

Stap 2: Maak een ‘Action’ aan met ‘Find Record’ in Airtable voor je oude base.

 
Find record Airtable zap
 

Stap 3: Selecteer bij Search Value de naam van de persoon uit Step 1. Dit is de primary field (volledige naam) van de nieuwe base.

 
Airtable find record 2
 

Stap 4: Zorg dat je de naam van de testpersoon in de groene balk ziet staan. Dan weet je dat het werkt. We gaan deze persoon hierna opzoeken in de oude base, dus dit moet kloppen.

 
 

Stap 5: Voeg een Action toe. Selecteer hier je nieuwe base in Airtable.

 
Airtable action toevoegen
 

Stap 6: Selecteer ‘Update Record’ als actie.

 
Airtable update record
 

Stap 7: Selecter rechts van Search Value ‘Use a custom value’ (scroll helemaal naar beneden!)

 
Zap bouwen
 

Stap 8: Er verschijnt een extra veld ‘Custom Value for Record ID’

 
Screenshot 2019-04-26 10.55.58(2).png
 

Stap 9: Kies hier de Record ID uit stap 1 (zie het cijfer ‘1’ in de keuze')

 
 

Stap 10: Selecteer bij zowel ‘Emailadres’ en ‘Phonenumber’ de data uit stap 2. In het voorbeeld is emailadres al gelukt en kun je zien dat ik Fields Phone hier selecteer.

 
 

Stap 11: Klik op ‘continue’ en verstuur een test naar Airtable.

 
Airtable test verzonden
 

Stap 12: Bekijk in Airtable of de data goed doorgekomen zijn. Als dat zo is, zet de zap aan in Airtable als dit succesvol is.

 
 

Stap 13: Ga naar de View met alle contactgegevens en selecteer bij alle personen ‘Ja’ in het veld Zap. Dit zorgt ervoor dat alle records in de Data verschuiven View komen en dus dat alle emailadressen en telefoonnummer gecheckt worden. Het duurt 5-15 minuten (afhankelijk van je account) om Zapier te activeren, even geduld hebben dus. Het werkt niet meteen.

 
 
Ewoud Uphofautomation