Hoe ik mijn week plan om meer gedaan te krijgen

Iedere week doe ik met mijn collega Stefan een wekelijkse review. Daarin schrijven we op hoe de afgelopen week gegaan is en bespreken dit. Aan de hand daarvan schrijven we 3 dingen die we willen bereiken op. De taken/stappen om dat te bereiken schrijven we uit en leggen we aan elkaar voor. Zo kunnen we elkaar scherp houden op de 3 belangrijkste projecten van de week. We bepalen dus per persoon zélf wat we gaan doen en we houden elkaar daar scherp op. Als je tegen iemand anders moet zeggen dat je iets niet gehaald hebt, voel je je knap lullig. De volgende keer zorgt dat voor een stok achter de deur. Klinkt simpel, maar het werkt echt!

We gebruiken Airtable om de weekplanning op te slaan. Je kunt onze template gebruiken, maar je kunt natuurlijk ook je eigen manier kiezen: op papier of een andere tool die jij fijn vindt is ook helemaal goed. Hieronder beschrijf ik de stappen die we doorlopen.

Wekelijkse+review.png

Stap 1: Afgelopen week (Review)

Ik geef de week een cijfer van 1 tot 10 en schrijf kort op waarom ik die score geef. Ook schrijf ik een korte samenvatting van de week. Zo heb ik aan het einde van het jaar 52 korte stukjes over hoe ik me voelde en wat ik wilde bereiken. Een dagboek per week. In 2017 heb ik dit gedaan en ik vond het zó leuk dit terug te lezen dat ik dit hier verwerkt heb. Ik voeg daarbij in mijn template ook persoonlijke doelen toe, bijv. zorgen dat mijn financiële administratie op orde is (1 van mijn doelen voor 2019). Als herinnering moet ik iedere week de vraag beantwoorden of dat gelukt is. Zo bepaal ik zelf welke stok ik achter de deur heb.

Stap 2: Komende week (Planning)

Voor de komende week (we doen dit op vrijdagmiddag) geef ik 3 belangrijke key results die ik wil bereiken: projecten, of stappen in een project die ik wil maken die gelinkt zijn aan mijn maandelijkse en jaarlijkse doelstellingen.

Je kunt dan denken aan ‘Overeenkomst met klant X getekend hebben.’ Om dat gedaan te krijgen schrijf ik de noodzakelijke stappen uit om dat doel te bereiken. Deze taken komen in mijn to-do' systeem terecht. Voor “Overeenkomst met klant X getekend” zijn dit de stappen:

  1. Afspraak maken met Klant X om door draft van overeenkomst te gaan op woensdagmiddag

  2. Mails en notities bij elkaar zoeken en in 1 document zetten

  3. Oude overeenkomsten zoeken en relevante passages in 1 document zetten

  4. Eerst draft maken op basis van 1 en 2.

  5. Draft opsturen naar Klant X voor dinsdagavond (zodat hij de tijd heeft om dit te lezen)

  6. Revisie doen op basis van de input van Klant X

  7. Meeting plannen om finale overeenkomst door te lopen

Zoals je kunt zien zijn er best wat stappen waar je geen rekening mee houdt als je opschrijft ‘overeenkomst maken’. Zo zorg ik ervoor dat ik ruim de tijd in plan voor de projecten die van belang zijn voor mijn jaardoelstelling. Dan weet ik zeker dat ik deze 3 resultaten behaal.

Stap 3: Jezelf ( en elkaar) accountable houden

Als we dit lijstje hebben gemaakt, schrijven we op welke excuses we in de volgende sessie (zouden kunnen) gaan geven. De idee is dat je die excuses dan niet meer kunt gebruiken. ‘Het is druk’ of ‘Maandag met mama naar het ziekenhuis’ had je kunnen weten en kunnen inplannen.

Om de sessie af te sluiten versturen wij de gegevens naar Slack. Zo kan je jouw to-do lijst niet meer aanpassen. Ik merkte dat ik als excuses vaak zei: “Dit bleek gedurende de week toch niet belangrijk”. En daarom paste ik mijn lijstje stiekem nog even aan. Daarmee hield ik mezelf voor de gek! Door de taken niet meer aanpasbaar te maken, wordt de vraag “heb je je taken af?” dus een ja/nee vraag. Ik pak mijn Slack lijstje erbij en vink af wat ik voltooid heb. Zo leer ik iedere keer beter te plannen en wat echt belangrijk is.

Stappenplan:

  1. Plan in je agenda 20 minuten aan het einde van je week om een review & planning te doen.

  2. Schrijf in 10 minuten op wat er goed ging (dat doe je vaker) en wat er minder ging (daar leer je van)

  3. Schrijf in 10 minuten op welke 3 doelen je wilt halen volgende week.

  4. Schrijf stap voor stap uit wat je daarvoor moet doen, alsof je het aan een collega delegeert.

  5. Stuur jezelf een email of Slack bericht met deze stappen om je 3 doelen te behalen. Zo kun je de stappen niet meer aanpassen: het is duidelijk of je alles gedaan hebt, of niet. Geen grijs gebied meer.

Conclusie
Door mijn taken per week vooraf te bepalen (gekoppeld aan mijn jaardoel) én tijd over te houden voor onverwachte taken zorg ik dat ik de juiste dingen gedaan krijg. Per dag bepaal ik in mijn systeem de prioriteit.

Aan het einde van de week houden Stefan en ik elkaar accountable voor de taken die wij zelf hebben opgeschreven. Zo heb ik een systeem waar de meest belangrijke taken op één plek staan. Onderdeel van het systeem is dat we ook steeds beter leren plannen. Zo krijgen we meer van de juiste dingen gedaan.

De stap daarna is om per dag te plannen. Lees hier hoe ik mijn dag plan om er het meeste uit te halen.

Ewoud Uphof