Hoe ik mijn dag plan om meer gedaan te krijgen

Iedere week plan ik samen met mijn collega Stefan onze week in aan de hand van de jaardoelstellingen. Daar kun je hier meer over lezen.

Screenshot 2019-03-04 15.11.14.png

In deze post wil ik laten zien hoe ik mijn kalender inplan om dingen gedaan te krijgen. Zo begint mijn week meestal. (Bijna) de hele week is leeg, op een dag consultancy na. Ik plan deze in, zodat er geen andere afspraken overheen gepland kunnen worden.

Zoals Rick Pastoor stelt in zijn boek ‘GRIP’: je agenda is heilig. De dingen die ik in mijn agenda plan doe ik altijd. Mijn taken zet ik in een to-do systeem (en dus niet in mijn agenda) tenzij:

  1. De taak tijdgebonden is, bijvoorbeeld door een deadline

  2. Ik de taak graag op die dag af wil hebben om een andere reden

Belangrijk en niet-urgent: sporten
‘s Ochtends hou ik tijd vrij om te sporten: dat ik het belangrijkste ‘onderhoud’ dat ik moet doen. Als ik sport heb ik meer energie en voel ik me beter. Ik eet daardoor ook gezonder en slaap beter. Een ‘key stone’ habit en daarom begin ik mijn dag ermee. Ik plan op zondag mijn sportlessen voor de hele week in. Deze komen in mijn zakelijke agenda, zodat de tijden geblokkeerd zijn.

Screenshot 2019-03-04 15.13.44.png

Belangrijk en niet-urgent: Netwerk bijhouden en uitbreiden
Op 3 dagen van de week plan ik koffie-afspraken met mensen die ik interessant vind of wil leren kennen om een andere reden. Ik plan dit na het sporten, omdat ik dan het meest efficiënt met mijn tijd om ga. In de afbeelding kun je mijn Calendly zien: dit zijn de tijden die ik openstel om een kop koffie te drinken. Deze tool is gesynchroniseerd met mijn agenda en ik kan de link direct delen: https://calendly.com/polarisgrowth/kop-koffie-oudwest

Meetings

Meetings komen natuurlijk in mijn agenda terecht. Per week beslis ik of ik de meeting die ik misschien lang geleden gepland heb, nog wel wil doen. Als ik mijn andere taken van die week meer prioriteit geef, dan verzet ik de afspraak. Mijn jaardoelstelling is belangrijker dat afspraken die andere mensen in mijn agenda hebben gezet. Ik laat de persoon met wie ik heb afgesproken weten met een standaard mailtje dat ik ooit heb geschreven. Zo hoef ik er niet over na te denken wat ik ga zeggen. Dat maakt het makkelijker om de meeting te verplaatsen.

Email verwerken

Zoals je kunt zien in Google calender agenda, plan ik tijd in om mijn mail bij te werken. Ik las vroeger de hele dag door mijn e-mail en merkte dat dit mij veel tijd kostte. Ik verwerk mijn inbox nu 2/3 keer per dag. De taken uit mijn mail zet ik in mijn to-do systeem (lees hier hoe) en zo schoon ik de inbox in één keer op.

Ik verwerk mijn e-mail op de momenten dat ik minder energie heb (geleerd vanuit mijn wekelijkse review). Dat doe ik dus na de lunch en aan het einde van de dag. Kom ik niet door mijn mailbox heen? Dan blijven de mails staan voor het volgende moment dat ik heb ingepland om mijn mail te verwerken.

Inbox when ready

Het kan gebeuren dat je iets moet opzoeken in je mail, buiten de verwerken-van-je-mail-tijd om. Ik gebruik daar een handige plugin voor: Inbox when ready. Het zorgt ervoor dat je niet ‘per ongeluk’ je mail gaat lezen. Je moet namelijk op ‘Show inbox’ klikken om je mails te zien. Dit scheelt me een hoop tijd!

In de ochtend (deep work)

In de ochtenden heb ik het meeste energie en creativiteit en dan plan ik mijn ‘deep work’ in. De 3 belangrijkste projecten van de week plan ik in de ochtend in. Dat doe ik in mijn to-do systeem op de avond van te voren. Ik weet dus als ik op kantoor kom al wat ik ga doen. Ik werk het liefst aan één stuk door. Om niet afgeleid te worden, doe ik het volgende:

  1. Ik zet mijn telefoon uit en stop ‘m in mijn jas (die in een andere ruimte hangt). Dat zorgt ervoor dat ik geen afleiding heb doordat ik mijn telefoon zie liggen.

  2. Ik zet Slack en andere notificaties uit (dat heb ik sowieso voor de meeste dingen gedaan)

  3. Ik zorg dat ik weet wanneer het af is én hoelang ik erover wil doen. Een artikel schrijven kan in een uur of in 3 uur. De taak neemt net zo lang in beslag als je er tijd voor vrijmaakt.

Als dat een lange taak is, dan zorg ik ervoor dat ik mijn telefoon erna weer aanzet en mijn voicemails afluister. Zo ben ik een paar uur niet bereikbaar. In die uren krijg ik meer gedaan dan ik meestal kan bedenken!

In de middag (meetings)

Sales gerelateerde taken en mensen opvolgen. Ik plan de meeste calls in de middag in. Dat heeft 2 voordelen:

  1. De meeting in de middag is een harde deadline om mijn taak van de ochtend af te hebben

  2. Meetings in de middag kan ik ook met minder energie doen, waardoor ik optimaliseer voor mijn energie-niveau.

Conclusie

Dit is voor mij de beste manier om mijn dag in te delen, het kan best dat voor jou iets anders werkt. Mijn belangrijkste learning is dat ‘s ochtends mijn email én telefoon uitzetten ervoor zorgt dat ik enorm veel gedaan krijg.

Nadat ik in de ochtend in ‘deep work’ mode heb gewerkt, heb ik meestal meetings. Lees hier hoe ik het meeste uit meetings haal.

Ewoud Uphof