De tools die ik gebruik (Polaris Growth Operating System)

Over de jaren heb ik een eigen systeem ontwikkeld van externe (SaaS) tools. De belangrijkste reden van het systeem is zorgen dat ik mijn jaardoelstelling haal. Het zorgt ervoor dat ik slimmer kan werken en meer gedaan krijg. Dit systeem is zeker niet perfect; het is continue in verandering. Ik deel dit, zodat ik feedback van andere kan gebruiken om mijn systeem verder te verbeteren.

Wat ik met mijn systeem wil bereiken:

  1. Focus op de doelen van dit jaar, omdat ze overal in het systeem zitten en ik ze iedere dag zie

  2. Ik leer van mijn fouten en kan zo mijn werk (en het systeem) iedere dag 1% beter maken

  3. Bijhouden van mijn voortgang terwijl dat zo min mogelijk tijd kost

  4. Een systematische aanpak zorgt dat ik aan mijn bedrijf kan werken in plaats van in mijn bedrijf. Door zit vast te leggen komt er regelmaat en structuur in ons werk, waardoor we meer voor klanten kunnen doen.

Polaris Growth Operating System:

  1. Overzicht van alle tools die ik gebruik

  2. Wekelijkse planning om de juiste dingen gedaan te krijgen (en met een goed gevoel de week af te sluiten)

  3. Indeling van mijn agenda en hoe ik mijn dag plan

  4. Een simpel to-do systeem dat overal werkt

  5. Extern brein: aantekeningen maken om niets te vergeten

  6. E-mail verwerken (Geen ongelezen berichten meer)

  7. Sales CRM & opvolging van leads

  8. Facturen in je email automatisch verwerken

  9. Overige automatisering

Het Polaris Growth Operating system is een to-do systeem, sales CRM en database in één systeem. Deze tools gebruik ik:

  1. Airtable

  2. Zapier

  3. Gmail

  4. Calendly

  5. Google Contacts

  6. Process Street

In dit artikel leg ik in hoofdlijnen uit wat het systeem doet. Je kunt hier een template downloaden van mijn systeem.

To-do Systeem (Airtable)

To-do systeem Polaris Growth

Een simpel to-do systeem. Het zorgt ervoor dat ik niet te veel taken kan inplannen (want daar heb ik de tijd niet voor). Hier zet ik mijn wekelijkse taken in, waaronder e-mails die ik nog moet beantwoorden. Ik kan zowel een visuele (Trello-achtige) weergave en een uitgebreide spreadsheet weergave kiezen.

Lees hier hoe ik mijn to-do systeem gebruik.

 

Sales CRM (Airtable)

Mijn sales funnel houd ik bij in Airtable. Een visuele weergaven van de status van leads. Maar ook een uitgebreide database die daarachter zit. Gecombineerd met automation is dit een systeem dat zorgt dat relevanter én sneller contact kan zoeken met potentiële klanten.

Het is meteen duidelijk welke bedrijven ik nog moet benaderen (en wanneer). Ook kan ik zien hoeveel deals er per stage van de funnel zitten. Daarmee kan ik mijn omzet voorspellen en is het meteen duidelijk waar ik de aandacht op moet richten.

Facturen bijhouden (Airtable)

Hoewel ik een boekhouder heb, vind ik het prettig om bij te houden hoeveel omzet en kosten we hebben per week. Alle inkomende én uitgaande facturen staan hier automatisch in (via Zapier). De factuurgegevens van klanten komen ook direct in dit systeem binnen. Dat scheelt fouten in het overtypen van data en versturen van facturen. Ook kan ik precies zien welke facturen nog betaald moeten worden.

Koppeling naar alle andere tools (Zapier)

Zapier automation

Bij Polaris Growth maken we veel gebruik van automation om tijd te besparen. Op die manier kunnen we meer waarde leveren naar onze klanten.

Airtable fungeert als de database, waar de rest van de automation op aangesloten wordt.

Conclusie

Het systeem in Airtable werkt als database én als verwerkingsprogramma. Alles staat bij elkaar op één plek. Daarnaast vervangt het voor ongeveer €500 per maand aan tools die we gebruikten (Asana, Pipedrive, database). Nu zit alles in één systeem voor een beter overzicht en controle over onze cashflow, potentiële klanten en taken. Dat doe ik om in de gaten te houden of ik mijn jaardoel ga halen. Dat begint met mijn week goed inplannen.

Lees hier verder hoe ik mijn week plan voor maximaal resultaat.

Ewoud Uphof