Mijn to-do systeem

Als ik mijn weekplanning in mijn wekelijkse review heb gemaakt verplaats ik de to-do’s daarna naar mijn systeem in Airtable. Je kunt hier een template downloaden van mijn systeem. Je kunt het dan nabouwen en aanpassen naar je eigen smaak.

Wekelijkse takenlijst

Screenshot 2019-02-27 17.03.51.png

Buiten mijn agenda om, bepaalt mijn to-do systeem wat ik van dat-tot-dag doe. Hier staan dagelijkse taken in, bijvoorbeeld:

  • Prioriteitenlijst maken van industries op LinkedIn voor een sales email

  • Twinfield klantenservice bellen voor mijn boekhouding

Dit is een overzicht van de taken die ik deze week af wil hebben. De weergave die je rechts ziet is een lijst weergave van de taken. Dat geeft een goed overzicht in één oogopslag. Ik kan de status zien en welk project dit aan gekoppeld is (leg ik later uit). Zo kan ik zien welke projecten achterblijven en meer aandacht nodig hebben.

Kanban board met to-do’s

AIrtable Kanban view

Het mooie van dit systeem is dat je de taken ook kunt weergeven in een Kanban board, zoals Trello. Zo kun je een taak slepen van de status ‘Today’ naar ‘Done’. Je ziet hier rechts dezelfde taken als in de afbeelding erboven.

Je kunt de weergave van data dus aanpassen met Airtable. Prioriteiten veranderen gedurende de week, dus kan ik visueel schuiven in mijn dag en week. Daarnaast kan ik ook ‘uitzoomen’ en al mijn taken van de week onder elkaar zien. Het geeft me ook een prettig gevoel om halverwege de week te zien dat ik al aardig wat taken van die week afgerond heb!

De kolommen zijn in mijn board-weergaven zijn van links naar rechts:

  1. Inbox (of To Do): hier komen alle taken in binnen van die week (bijv. e-mails die ik tag). Dit is tevens mijn backlog.

  2. This Week: alle taken die ik deze week doe. Gebaseerd op de weekly planning.

  3. Today: alle taken die ik vandaag af moet maken.

  4. Done: spreekt voor zich.

  5. Deferred: taken die ik (toch) niet ga doen. Ofwel omdat ze niet meer nodig zijn, ofwel omdat de prioriteit anders is.

Ik verwijder geen taken, zo kan ik goed zien in mijn wekelijkse review als ik niet goed gepland heb. Zo leer ik iedere week beter te plannen. Ik plan mijn week niet helemaal vol, zodat ik tijd hou voor onverwachte zaken die op mijn pad komen.

Conclusie
Door mijn taken vanuit mijn wekelijkse planning in mijn to-do systeem te zetten, ben ik flexibel van dag tot dag en heb ik een overzicht van de weektaken die me dichter bij mijn jaardoelstelling brengen. Ik kan besluiten om taken voor een bepaalde dag te verschuiven. Op de avond van te voren bepaal ik welke taken ik naar ‘Today’ zet. Mijn takenlijstje van 3 dingen voor die dag staan dan al klaar en ik weet direct waar ik aan kan beginnen om mijn wekelijkse sprint gedaan te krijgen.

Ewoud Uphof